در اینجا بهترین شیوه تفکر در مورد برنامه‌ریزی راهبردی، ریتم‌های ارتباطی و حفظ هماهنگی برای رشد مداوم هنگام برنامه‌ریزی برای سال آینده آورده شده است.

نوشته دنیل مارکوس

مقیاس‌پذیر کردن کسب‌وکار در سال ۲۰۲۵ نیازمند رویکردی راهبردی است که ترکیبی از آماده‌سازی، اجرا و پیگیری باشد. هم‌زمان که رهبران برای برنامه‌ریزی راهبردی سالانه آماده می‌شوند، موفقیت‌شان در گرو وضوح دیدگاه و اجرای منظم است.

 با تکیه بر سه دهه تجربه در کمک به شرکت‌ها برای مقیاس‌پذیری، به نظر من به‌کارگیری «۱۰ عادت راکفلر» به‌طور مداوم منجر به رشد، درآمد و سودآوری بهبودیافته برای کسب‌وکارهایی شده است که از این اصول پیروی می‌کنند.

برای اطمینان از تأثیرگذاری جلسه‌ی برنامه‌ریزی راهبردی شما برای سال ۲۰۲۵، در اینجا مولفه‌های ضروری و درس‌های کلیدی مربوط به «افزایش مقیاس» و همچنین اشتباهات رایجی که باید از آن‌ها اجتناب کنید، آورده شده است.

برنامه‌ریزی راهبردی چیست و چرا اهمیت دارد؟

برنامه‌ریزی راهبردی اغلب به‌عنوان یک فعالیت واحد در نظر گرفته می‌شود، اما باید به‌عنوان دو فرآیند مجزا لحاظ شود:

۱. تفکر راهبردی: شامل تیم رهبری ارشد شما می‌شود و بر مسائل راهبردی بلندمدت تمرکز دارد. نکته‌ی کلیدی، جلسات منظم - هفتگی، نه فقط فصلی یا سالانه - است، تا رهبران بتوانند بدون درگیر شدن در عملیات روزمره، بر چالش‌های کلان تمرکز کنند.

۲. برنامه‌ریزی اجرا: پس از تعیین راهبرد، یک تیم بزرگ‌تر در برنامه‌ریزی اجرا مشارکت می‌کند. این فرآیند شامل تعیین اولویت‌های سالانه و فصلی، تعیین شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) و تخصیص منابع برای دستیابی به اهداف است.

این دو مؤلفه با هم، چرخه‌ی «فکر کن، برنامه‌ریزی کن، عمل کن، یاد بگیر» را تشکیل می‌دهند که وضوح و تمرکز سازمانی را هدایت می‌کند.

ایجاد ریتم ارتباطی برای پشتیبانی از برنامه‌ریزی راهبردی

ریتم‌های ارتباطی برای اطمینان از جریان دقیق و کارآمد اطلاعات بسیار مهم هستند. ایجاد ریتم روزانه، هفتگی، ماهانه، فصلی و سالانه یکی از قدرتمندترین راه‌ها برای مشارکت کل سازمان شما در اجرای برنامه است.

در اینجا نحوه‌ی پشتیبانی این ریتم‌ها از برنامه‌ریزی راهبردی شما آورده شده است:

• جلسه‌ی روزانه‌ی کوتاه: جلسه‌ای مختصر ۵ تا ۱۵ دقیقه‌ای با حضور همه‌ی کارکنان برای پیگیری پیشرفت و رسیدگی به چالش‌های فوری.
• جلسه‌ی هفتگی: جلسه‌ای ۶۰ تا ۹۰ دقیقه‌ای برای بررسی پیشرفت در اولویت‌های فصلی و رسیدگی به یک یا دو موضوع راهبردی.
• جلسه‌ی مدیریت ماهانه: جلسه‌ای نیم‌روزه یا تمام‌روزه با مدیران اجرایی برای یادگیری و حل مشکلات قابل توجه.
• جلسات برنامه‌ریزی فصلی و سالانه: این جلسات خارج از محل کار، با حضور مدیران اجرایی و مدیران میانی، باید بر چهار تصمیم تمرکز کنند: افراد، راهبرد، اجرا و نقدینگی.

با حفظ این ریتم‌ها، هماهنگی و وضوح را در سراسر سازمان تضمین می‌کنید و تصمیم‌گیری سریع‌تر و اجرای روان‌تر استراتژی را ممکن می‌سازید.

نحوه‌ی اجرای مؤثر جلسات برنامه‌ریزی راهبردی

ثبات، کلید بهره‌وری جلسات برنامه‌ریزی راهبردی است. جلسات سالانه معمولاً دو تا سه روز طول می‌کشد، درحالی‌که جلسات فصلی یک تا دو روز طول می‌کشد. در اینجا تقسیم‌بندی دستور کار آورده شده است:

۱. یک‌سوم اول جلسه:

بررسی تحلیل SWOT و به‌روزرسانی سه ستون اول برنامه‌ی راهبردی یک‌صفحه‌ای (OPSP) با تمرکز بر هدف بزرگ، پیچیده و جسورانه (BHAG) و ارزش‌های اصلی.

۲. یک‌سوم دوم:

بررسی امور مالی شرکت برای ارزیابی جریان نقدی. تعریف اولویت‌های خاص برای سال آینده.

۳. یک‌سوم نهایی:

تمرکز بر راهبردهای بهبود فرآیند. انتخاب یک فرآیند برای طراحی مجدد و بهبود برای سه‌ماهه. بررسی «چک‌لیست عادات راکفلر» و انتخاب یک یا دو عادت برای اصلاح.

اشتباهاتی که باید در طول برنامه‌ریزی راهبردی از آن‌ها اجتناب کرد

گرچه ساختار جلسه‌ی برنامه‌ریزی شما بسیار مهم است، اجتناب از اشتباهات رایج، کلید موفقیت آن است. یک اشتباه، نادیده گرفتن بازخورد کارکنان و مشتریان است. برنامه‌ریزی در خلاء، اثربخشی را محدود می‌کند، بنابراین ضروری است که از قبل از کارکنان و مشتریان نظرسنجی کنید تا در مورد آنچه باید شروع کرده، متوقف کنید و ادامه دهید، اطلاعاتی جمع‌آوری کنید. گنجاندن نظرات آن‌ها، برنامه‌ای عملی‌تر و واقع‌بینانه‌تر ایجاد می‌کند و تیم شما را در حین اجرای ایده‌های خود، بسیار درگیر نگه می‌دارد.

اشتباه دیگر، ورود زودهنگام به بررسی عملیاتی است. پرداختن به جزئیات عملکرد گذشته در ابتدا می‌تواند باعث شود که جلسه در جزئیات غرق شود و از دیدگاه راهبردی وسیع‌تر منحرف شود. علاوه بر این، فقدان ارتباطات مداوم می‌تواند حتی بهترین برنامه‌ها را تضعیف کند. برای اطمینان از هماهنگی و اجرای روان، ریتم ارتباطی واضحی با جلسات روزانه‌ی کوتاه، جلسات هفتگی و بررسی‌های ماهانه ایجاد کنید.

برنامه‌ریزی راهبردی در عمل: مطالعه‌ی موردی

مثالِ جک هرینگتون، مدیرعامل سابق شرکت فناوری مجازی (Virtual Technology Corporation)، را در نظر بگیرید که پس از خریداری شدن توسط ریتون، شرکت خود را به‌طرز چشمگیری مقیاس‌پذیر کرد. هرینگتون «عادات راکفلر»، از جمله جلسات روزانه‌ی کوتاه و جلسات برنامه‌ریزی فصلی را اجرا کرد که هماهنگی، تفکر راهبردی و همکاری را بهبود بخشید. در نتیجه، شرکت او بدون مواجهه با مشکلات چشم‌گیر به یک بخش ۷۵۰ میلیون دلاری در ریتون تبدیل شد و وضوح و اجرا در سراسر تیم افزایش یافت.

برگزاری جلسه‌ی برنامه‌ریزی راهبردی فقط مربوط به خود جلسه نیست - بلکه مربوط به نظم، ریتم و تمرکزی است که در طول سال ایجاد می‌کنید. هم‌زمان که به سال ۲۰۲۵ نگاه می‌کنیم، درک این نکته بسیار مهم است که مقیاس‌پذیر کردن کسب‌وکار نیازمند چیزی بیش از جاه‌طلبی است. این کار نیازمند فرآیندهای ساختاریافته، سیستم‌های قوی و تکرار مداوم برای اطمینان از هماهنگی و اجرا است.

چرخه‌ی «فکر کن، برنامه‌ریزی کن، عمل کن، یاد بگیر» در هسته‌ی برنامه‌ریزی راهبردی موفق قرار دارد. این چرخه، دیدگاه بلندمدت و اجرای کوتاه‌مدت را متعادل می‌کند. این چرخه، محیطی را ایجاد می‌کند که در آن تصمیمات راهبردی نه تنها مورد بحث قرار می‌گیرند، بلکه به‌طور مداوم بررسی و اصلاح می‌شوند و تضمین می‌کنند که سازمان سازگار و هماهنگ باقی می‌ماند.

ایجاد ریتم‌های ارتباطی، مانند جلسات روزانه‌ی کوتاه و جلسات هفتگی، ماهانه و فصلی، در تقویت این هماهنگی بسیار مهم است. این شیوه‌ها، حل مسئله در لحظه را تقویت می‌کنند و تضمین می‌کنند که همه - از تیم اجرایی گرفته تا کارکنان خط مقدم - بر مهم‌ترین اهداف شرکت متمرکز بمانند. این تعاملات روزانه، وضوح، پاسخگویی و شتاب را در طول سال حفظ می‌کنند.