فرقی نمی‌کند شرکتتان دورکار است یا ترکیبی یا هر مدل دیگری؛ برای رسیدن به بیشترین بهره‌وری، باید اعتمادسازی کنید. تحقیقات صریح و قدرتمندی در تایید این ایده وجود دارد.

 مکس آزاروف

این روزها مردم بیشتر دورکاری می‌کنند و ابزارهای زیادی هست که به صاحبان کسب‌وکار کمک می‌کند اعضای تیمشان را، صرف‌نظر از موقعیت مکانی‌شان، با بار کاری هماهنگ کنند. اما فوت کوزه‌گری برای هماهنگ‌کردن کار تیمی از راه دور یا ترکیبی، فناوری نیست؛ اعتماد است.

بر اساس مطالعه‌ای که در سال 2023 از سیوی دبلیو. اف. اچ. ریسرچ انجام شد، نزدیک به 13 درصد از کارمندان صد درصد از وقت‌ کاری‌شان را در خانه سپری می‌کنند؛ 28 درصد از این گروه از افراد وقتشان را بین اداره و خانه تقسیم می‌کنند. دورکاری از نظر فناوری، منابع مالی و مشاغل اداری مستقر در اداره، کار بسیار بزرگی است.

هنوز بحث‌هایی بر سر بازگشت دوباره کارکنان به اداره‌ها وجود دارد اما بیشتر افراد موافق‌اند که آمیزه‌ای از کار در اداره و خانه احتمالا بهترین گزینه است. چرا؟ شرکت‌ها با مدارکی روبه‌رو هستند که اثبات می‌کند اصلاح خط‌مشی‌ها به شیوه‌ای که به افراد امکان دورکاری دهد، می‌تواند بهره‌وری و سود شرکت را افزایش دهد و در عین حال، کارکنان را راضی نگه دارد. این یک معامله برد-برد است.

اعتماد، کلید موفقیت است، نه مدیریت ذره‌بینی

فرقی نمی‌کند شرکتتان دورکار است یا ترکیبی یا هر مدل دیگری؛ برای رسیدن به بیشترین بهره‌وری، باید اعتمادسازی کنید. تحقیقات صریح و قدرتمندی در تایید این ایده وجود دارد.

مطالعات پل جی. زاک، نورواکونومیستی که در هاروارد تحصیل کرده، نشان می‌دهد کارکنانی که در یک محیط سرشار از اعتماد کار می‌کنند، بهره‌وری، همکاری و وفاداری بیشتری دارند. آنها شادترند و اضطراب کمتری را تجربه می‌کنند و این به نتایج باز هم بهتری می‌انجامد. رهبرانی مثل درو هیوستون، مدیر اجرایی دراپ‌باکس، نمونه بارز کسب‌وکارهایی با رویکرد «اعتماد نه نظارت» است که 90 درصد کارکنانشان از راه دور کار می‌کنند.

نوواکیید، یک شرکت بین‌المللی کاملا دورکار، با اجرای راهبردهایی که اعتماد میان مدیران و کارکنان راه‌ دورش را تقویت می‌کند، توانسته به موفقیت‌های چشمگیری برسد. تمام رهبرانی که یک تیم دورکار سرحال و سرزنده می‌خواهند، می‌توانند این فوت‌وفن‌ها را به کار ببندند.

1- جلب اعتماد، برگ برنده است.

مطالعات نشان می‌دهد که بین اعتماد (به آن به چشم چسبی که رابطه‌ها را به هم پیوند می‌دهد، نگاه کنید) و اقتصاد قدرتمند، همبستگی زیادی وجود دارد؛ و این در مورد شرکت‌ها هم صدق می‌کند. اما برای اینکه اعتماد ریشه بگیرد، پیش از هر چیز خود رهبران باید از صمیم قلب به آن ایمان بیاورند. در مقام رهبر، اگر مدام با نگاهی انتقادی به تیمتان نگاه کنید، نمی‌توانید فرهنگی مبتنی بر اعتماد در شرکتتان ایجاد کنید (چه این شرکت دورکار باشد، چه ترکیبی و چه یک دفتر اداری).

مهم برقراری توازن است. به کارکنانتان اعتماد کنید تا مسئولیت‌پذیر باشند و آنها را به ابزارهایی که برای درست انجام‌دادن کارهایشان نیاز دارند، مجهز کنید (مثل نرم‌افزارهای مدیریت پروژه و کانال‌های ارتباطی شفاف). اما ساده نباشید؛ برای شناسایی هرگونه مشکل در عملکرد افراد، کمی نظارت ضروری است.

سیستمی ایجاد کنید که همه در آن پاسخگو باشند. فرد غیرمسئول یا هرگونه تخطی از موعد مقرر باید به سادگی قابل شناسایی باشد. با کمک ابزارهای مدیریت روند کار و بهره‌وری نیروی کار، این امر شدنی است. بهتر از آن، ایجاد فرهنگی است که در آن همه به راحتی از دغدغه‌هایشان حرف بزنند.

2- استخدام با هدف اعتماد و استقلال

مصاحبه‌های شغلی راهی است برای پیدا‌کردن افرادی که با فرهنگ شرکت شما بیشترین همخوانی را دارند؛ به‌ خصوص افرادی که با ‌داشتن آزادی که از اعتماد سرچشمه می‌گیرد، به‌ خوبی پیشرفت می‌کنند. 

فرآیندهای جذب نیروی انسانی‌ و مهارت‌های مصاحبه‌ای خود را تقویت کنید. یاد بگیرید سوال‌هایی بپرسید که داستان آدم‌ها را برایتان فاش می‌کند؛ می‌توانند با چالش‌ها کنار بیایند؟ با اشتباهات چطور برخورد می‌کنند؟ در خدمت تیم هستند؟ هم مهارت‌ها و هم شخصیتشان را محک بزنید؛ به زبان بدن توجه کنید و ببینید آیا پاسخ‌هایشان با ارزش‌های مورد نظرتان مثل اعتماد و صداقت می‌خواند یا نه.

بعد از پیدا‌کردن فرد مناسب، پذیرش سازمانی باید آرام و بی‌دردسر باشد. همان روز اول نیروهای تازه‌کار را با کار بیش از اندازه از پا نیندازید؛ نقششان را توضیح دهید، انتظارات را مشخص کنید، همه اطلاعات مورد نیاز برای شغلشان را در اختیارشان بگذارید و بعد عقب بنشینید. به آنها اعتماد کنید تا کم‌کم سرعت بگیرند. آنها آزادی و حس مسئولیت‌پذیری را ستایش می‌کنند و این راه را برای یک سبک کاری مبتنی بر اعتماد هموار می‌کند.

3- کاری کنید که همه با هم اتفاق نظر داشته باشند.

صرف نظر از سبک کاری‌، تشکیل تیمی که همه در آن خود را مسئول بدانند نکته‌ای کلیدی است. برای این منظور باید:

• انتظارات را روشن کنید: مطمئن شوید که همه می‌دانند چه انتظاراتی از آنها می‌رود.
• ارتباط آزادانه: در دفترتان را باز بگذارید؛ اعضای تیم باید حس کنند به راحتی می‌توانند با شما صحبت کنند.
• بازخوردهای گاه‌به‌گاه: هر از چندگاهی به آنها سر بزنید تا هر مانعی را شناسایی کنید. اگر لازم است کسی بهتر عمل کند، روراست و صریح به او بگویید.

ایجاد و مدیریت حس مسئولیت‌پذیری بین تمام کارکنان دورکار می‌تواند کار سختی باشد. کلید کار حفظ تعادل است: به اعضای تیم استقلال بدهید و با این کار توانمندشان کنید، اما از رسیدگی به مشکلاتی که در عملکردشان وجود دارد، نترسید. لازم نیست از پشت ذره‌بین مدیریت کنید اما کمی نظارت لازم است. مرز میان این دو آنجاست که وقتی کسی به طور پیوسته عملکرد ضعیفی داشت، دست‌به‌کار شوید و اگر لازم بود، تا مرحله اخراج پیش بروید. این به همه نشان می‌دهد که مسئولیت‌پذیری را جدی می‌گیرید.

4- روی نتایج تمرکز کنید، نه کارهای فرعی.

مدیریت ذره‌بینی با ابزارهایی مثل نرم‌افزارهای ردگیری زمان یا جاسوس‌افزارها را فراموش کنید. بهترین راه برای سنجش عملکرد از راه دور این است که وظایف، مهلت‌های مقرر و نتایج مورد انتظار را به روشنی مشخص کنید.

تیم‌های دورکار معمولا از ابزارهای روند کار و مدیریت پروژه استفاده می‌کنند. اگر کسی از برنامه عقب بیفتد، این ابزارها به شما نشان می‌دهند، اما پایش مداوم راه ‌حل درستی نیست.

نرم‌افزارهای ردگیری می‌توانند به زندگی شخصی کارکنان رخنه کنند و این از نظر اخلاقی غیرقابل قبول است. به تیمتان و اینکه می‌توانند کارشان را تمام کنند، اعتماد کنید؛ بگذارید بفهمند چطور می‌توانند بیشترین بهره‌وری را داشته باشند. شاید لازم باشد بی‌وقفه یا خارج از ساعت معمول کار کنند. مدیریت‌ با ابزارهای نظارتی فقط افراد را ناراضی و ناکارآمد می‌کند و به گزارش دیلویت به «از سر باز‌کردن کارها» دامن می‌زند.